— Ville de Montréal-Ouest

Camps de jour, ligues sportives, activités aquatiques et d'entraînement, location d'installations sportives : il y a des activités pour tous les goûts et les budgets!

La mise en place et la gestion d'une programmation aussi complète impliquent un grand nombre de ressources. Chaque année, Chris Kearney, le coordonnateur du département, et toute son équipe consacrent beaucoup d'énergie pour satisfaire les besoins des citoyens. Le département compte entre 3 à 19 employés, selon le moment de l'année.

Chris et son équipe doivent toujours garder en tête la mission de leur service : offrir des activités variées et de qualité à un prix abordable!

Le défi

L'équipe du service de Loisir et Culture de la ville de Montréal-Ouest réalisait la gestion de leurs activités en utilisant plusieurs systèmes, notamment les formulaires papier. Cette situation entraînait une multitude de problèmes, notamment des erreurs humaines et des pertes d'informations. De plus, l’équipe passait beaucoup de temps à transférer des informations d'une source de données à une autre. À un certain moment, le département utilisait quatre systèmes différents et passait un nombre incalculable d'heures à réaliser des tâches administratives répétitives et superflues.

Chris souhaitait doter son équipe d'un logiciel pouvant centraliser toutes les informations de ses clients. Il voulait faciliter les opérations de son département afin d'éviter les erreurs humaines, d'améliorer l'expérience d'achat des citoyens et d'éviter la répétition de tâches inutiles.

La solution

Suite à des recherches approfondies, Chris en vient à la conclusion que les logiciels bilingues disponibles sur le marché sont désuets et ne proposent pas une expérience d'achat agréable aux usagers. Chris fait alors la rencontre d’Amilia. Il a découvert que cette solution pouvait l'aider à tout gérer, de l'expérience client aux tâches administratives, telles que les enregistrements et la planification.

La flexibilité et l’ampleur de la solution, combinées à une interface conviviale en ont fait un choix facile pour la nouvelle solution logicielle de sa ville. Il savait qu’Amilia était la bonne solution pour améliorer à la fois l’efficacité administrative de sa ville et l’expérience de ses résidents. Du processus de vente à la mise en oeuvre ou bien à la formation, tout était simple.

Chris découvre ensuite Amilia ; la flexibilité de la plateforme et son interface conviviale lui plaisent immédiatement. Le processus d'implantation de la solution fut rapide et la formation initiale simple et efficace.

Grâce à Amilia, le personnel est désormais en mesure de collecter les informations des clients à l’aide de l’enregistrement et des formulaires en ligne.

À l'interne, l'utilisation d'Amilia a drastiquement changé les tâches du personnel. Les employés du département de Loisir et Culture ont délaissé l'interminable saisie de données pour se consacrer à des tâches plus valorisantes et centrées sur la satisfaction des citoyens. En retour, cela a considérablement amélioré la précision des données collectées. De plus, avec toutes les informations stockées au même endroit, il n’y a plus de saisie de données redondante.

Les résidents ne se plaignent plus du fait que le département des loisirs est resté à l'Âge de Pierre. Les informations sur les clients étant saisies et stockées dans Amilia, il n’est pas nécessaire de saisir manuellement les données chaque fois qu’un client s’inscrit à une nouvelle classe ou une nouvelle activité. En d’autres mots, l’inscription des citoyens se fait maintenant en une fraction du temps.

Depuis ses débuts Amilia, la ville de Montréal-Ouest a complété plus de 62,000 transactions en ligne à travers la plateforme. Ce nombre continue de croître au fur et à mesure que les citoyens se familiarisent avec leur compte Amilia!

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