— Mouvement Aquatique Laval

PROFIL DE L’ORGANISATION

Le Mouvement Aquatique Laval propose un plan afin de rendre uniforme et efficace les cours de natation et autres activités aquatiques de Laval. Leur mission est de proposer une offre variée de services aquatiques dans un cadre professionnel et sécuritaire.

L’organisme a 4 personnes à temps plein et une vingtaine à temps partiel. En 2016, ils ont accueilli près de 4 500 participants.

M. Courtemanche est le directeur général de l’organisme depuis 2007. Auparavant, il a oeuvré de 1998 à 2002 pour la Ville de Laval à titre de responsable des programmes aquatiques. C’est au cours de ces années qu’il a été sensibilisé à l’importance des sports aquatiques.

À son arrivée au sein du Mouvement Aquatique Laval, M. Courtemanche a réalisé que l’offre de service était décentralisée. L’information ne circulait pas bien entre les différents intervenants et au bout du compte, les citoyens étaient ceux qui en payaient le prix.

LE DÉFI

Lorsque M. Courtemanche est entré en poste en 2007, un des problèmes principaux qu’il souhaitait régler était la période des inscriptions. En effet, les inscriptions se faisaient seulement en personne à des périodes fixes.

« Des dizaines de personnes faisaient la file durant des heures pour se faire dire qu’il ne restait plus de places et que leur nom serait inscrit sur une liste d’attente. »

La période des inscriptions engendrait des dépenses importantes pour l’organisation. Des employés faisaient des heures supplémentaires et de nouveaux préposés étaient engagés. Tous les employés devaient mettre la main à la pâte. Les autres projets à valeur ajoutée, comme la mise en place de nouvelles activités aquatiques, étaient alors laissés de côté.

Une fois les inscriptions passées, d’autres problèmes se manifestaient. Des chèques étaient égarés, il manquait des montants payés en argent comptant et il était difficile de contacter les participants puisqu’il n’existait pas de base de données centrale. Le temps était venu pour le Mouvement Aquatique Laval d’offrir un service de qualité à leur clientèle et de minimiser les erreurs administratives.

LA SOLUTION

En 2008, M. Courtemanche rencontre l’équipe d’Amilia et découvre les avantages qu’un système central d’inscription et de gestion en ligne.

« À cette époque, l’utilisation d'un système d’inscription en ligne était un pari, et ce pari s’est avéré être très rentable. »

La centralisation des données
Toute l'information concernant les clients et les activités se retrouve dans un seul endroit. En faisant un suivi, il est possible d’identifier les activités les plus populaires et de prendre des décisions éclairées. Par exemple, si deux cours d'aquaforme se remplissent en une journée, l’équipe peut ouvrir une troisième plage horaire en quelques clics.

L’économie de temps et d’argent
En simplifiant la période d'inscription, c’est au minimum 3 000$ que Mouvement Aquatique Laval a pu économiser par session. Les employés ont plus de temps pour offrir un service hors pair à leurs clients et développer des programmes qui sont en forte demande dans le secteur.

Le suivi des dossiers de chaque client
Grâce à la base de données CRM, les administrateurs ont les informations les plus récentes sur les clients : les soldes de compte, les problèmes de santé et l’historique d’achats. Les clients, de leur côté, ont accès à l’information à propos de leurs activités à partir de leur compte Amilia. Plus besoin d’appeler le service è la clientèle pour connaitre les dates de la session d’automne.

LES RÉSULTATS

C’est maintenant plus de 97% des participants qui s’inscrivent en ligne. L’argent comptant n'existe plus, ce qui facilite la comptabilité de l’organisation.

Le Mouvement Aquatique Laval gère plus d'inscriptions maintenant que jamais. Au cours des années, l’offre s’est diversifiée et de plus en plus de participants s’inscrivent à leurs activités.

Afin d'absorber les coûts de la plateforme, les participants payent des frais administratifs lors de l’inscription. « Je n’ai jamais reçu de commentaire négatif associé à ce montant. Les clients préfèrent payer un extra et obtenir un service de qualité. Nous faisons tout ce qui est possible pour leur offrir le meilleur service. »

Si vous êtes intéressé à savoir comment SmartRec pourrait vous aider, vous et votre organisation, à réussir comme il a aidé Mouvement Aquatique Laval, il suffit de contacter notre équipe. Nous serions ravis d'en discuter avec vous !