— Camp Mariste

Le Camp Mariste est un camp réputé, accrédité par l’Association des camps du Québec et utilisant Amilia depuis 2007. Au départ, Frédéric Dyotte, le gestionnaire des opérations, souhaitait offrir l’inscription et le paiement en ligne aux parents des campeurs. Depuis qu'il a choisi Amilia comme logiciel de gestion, il apprécie la constante évolution de la plateforme. L'utilisation d'Amilia a permis de réduire les heures consacrées au travail administratif et a accordé plus de temps aux tâches à valeur ajoutée.

PROFIL DE L’ORGANISATION

Le Camp Mariste a été fondé à Rawdon en 1957 par les Frères Maristes dans le but de favoriser la pratique d'activités en plein air dans un milieu enchanteur.

Bien que le camp se soit développé au cours des dernières années, les valeurs de partage et d'entraide sont toujours à la base de cette institution. Accrédité par l'ACQ (Association des camps du Québec) depuis 1961, le Camp Mariste accueille près de 1000 jeunes par année et propose des programmes variés plaisant à tous.

Frédéric Dyotte s'est joint au Camp Mariste à titre d'animateur en 1991. Depuis, il a gravi plusieurs échelons et en 2001, il est devenu gestionnaire des opérations. Il a étudié en enseignement, mais l'univers des camps l'a toujours passionné. Selon lui, les enfants qui vont en colonie de vacances font des apprentissages différents, mais tout aussi éducatifs qu'à l'école.

LE DÉFI

À son entrée en poste comme gestionnaire des opérations, M. Dyotte a dû faire face à trois grands défis:

1- Le manque de ressources

Avec le départ de plusieurs Frères du camp, M. Dyotte a fait face à une diminution des ressources humaines. Le personnel administratif devait alors consacrer de plus en plus de temps à gérer des papiers, aux dépens du service à la clientèle.

2- La paperasse

Avant Amilia, l’inscription se faisait seulement par formulaires papier et tout échange d’information passait par la poste. Les formulaires étaient imprimés, remplis par les parents puis envoyés au camp pour être compilés sur l'ordinateur. Cette méthode de travail n’était pas efficace et engendrait une gestion de papiers invraisemblable. De plus, le risque d'égarer un chèque était plus élevé, ce qui compliquait le suivi des paiements.

3- Les erreurs d’entrée de données

Les montagnes de papiers et les longues heures de travail engendraient des erreurs de retranscription. Afin d'éviter les inexactitudes dans le dossier des jeunes, le personnel devait souvent consulter les fiches papier, notamment pour la prise de médicament et/ou les allergies.

LA SOLUTION

Lors de ses recherches, M. Dyotte découvre Amilia. Il est alors évident que cette plateforme bilingue était plus avancée technologiquement que les autres produits disponibles sur le marché.

Voici les outils indispensables qui lui permettent d'automatiser plusieurs tâches :

Le paiement en ligne
La plateforme Amilia est conviviale et facile à utiliser. Non seulement les prélèvements bancaires se font automatiquement, mais les options de paiements sont plus flexibles.

Le modèle infonuagique
Le modèle infonuagique (cloud) d’Amilia permet à M. Dyotte et les autres administrateurs de travailler de n’importe où puisque le logiciel n’est pas installé sur un seul ordinateur. Que ce soit tard le soir ou la fin de semaine, il peut garder un oeil sur les inscriptions.

L’ajout d’articles
Chaque enfant qui s’inscrit au camp peut immédiatement acheter son chandail de camp. Ainsi, M. Dyotte connait le nombre de t-shirts qu’il doit commander et dans quelles tailles avant le début du camp.

L’assistance technique
M. Dyotte en apprend plus sur la plateforme à l'aide de vidéos, de webinaires et d'articles mis à sa disposition gratuitement.

LES RÉSULTATS

M. Dyotte fait confiance à Amilia depuis maintenant 9 ans. La raison principale de cette longévité est qu'Amilia a su évoluer et s'adapter à plusieurs besoins du camp. Le coût de la plateforme est totalement absorbé par l’automatisation de plusieurs tâches. Cela permet aux employés de se concentrer à d’autres tâches à valeur ajoutée, comme le service à la clientèle.

C’est maintenant 98% de la clientèle régulière du camp qui s’inscrit en ligne. Plusieurs nouveaux clients du camp ont déjà un compte Amilia, ce qui rend le processus d'inscription en ligne encore plus rapide.

Amilia est une plateforme intuitive, donc les étudiants qui se joignent à l'équipe pour la période estivale s’y retrouvent facilement ; pas besoin d'une formation complexe. Lorsque l’un des administrateurs a des questions, l'équipe de l'assistance technique d'Amilia est prête à répondre à leurs questions par clavardage, courriel ou téléphone.

Si vous êtes intéressé à savoir comment SmartRec pourrait vous aider, vous et votre organisation, à réussir comme il a aidé Camp Mariste, il suffit de contacter notre équipe. Nous serions ravis d'en discuter avec vous !