— Camp Funderblast

Les camps sont des organismes complexes - le fait d'offrir un service à deux groupes distincts (les parents et les enfants!) demande de gérer un grand nombre de priorités : sécurité, plaisir, entretien des installations et satisfaction des parents... pour n'en nommer que quelques-unes. Veronica s'occupait de tout ça pratiquement toute seule avant l'intégration de SmartRec!

La transformation de son quotidien a été considérable. SmartRec lui fait gagner un temps précieux, qu'elle estime à plus de 5 heures par jour! Grâce à ça, elle a pu continuer à faire grandir son entreprise (en y ajoutant une garderie, un programme parascolaire et deux autres camps!) tout en s'occupant de tâches plus importantes. Continuez à lire pour découvrir comment Veronica a réussi à gérer son camp plus efficacement grâce à SmartRec.

Apprenez à connaître Veronica et le Camp Funderblast

Basée à Mill Valley, en Californie, Veronica a lancé le Camp Funderblast en 2013 avec un seul emplacement - une piscine locale et un club de tennis. Possédant une formation en sociologie et plus de vingt ans d'expérience dans le domaine des camps, Veronica voyait la création de son propre camp comme une occasion de vérifier son hypothèse : « Et si on créait un environnement où les moniteurs et monitrices se concentrent sur la diffusion d'une énergie positive? Un endroit où les enfants apprennent à connaître leur propre énergie, comment elle les affecte et affecte les personnes qui les entourent. Les campeurs se sentiraient-ils plus aimés et plus en sécurité? » Elle espérait ainsi que les enfants commencent à répandre de l'énergie positive, de l'amour et de la confiance entre eux.

Son hypothèse était juste, et un grand nombre de parents et d'enfants ont été attirés par ce concept et l'environnement qu'il crée. Cinq ans plus tard, en 2018, le Camp Funderblast comptait déjà 3 emplacements. Cependant, Veronica devait travailler 18 heures par jour pour faire face aux tâches administratives qui s'accumulaient. Des feuilles de calcul étaient utilisées pour suivre les comptes et les finances, tandis que Veronica créait des produits individualisés sur Weebly pour que les parents puissent les acheter en ligne lors du processus d'inscription. Ça lui prenait beaucoup trop de temps et ça l'empêchait de développer l'entreprise. Recruter du personnel pour les tâches administratives n'était pas facile non plus. Incapable de trouver de l'aide régulière, Veronica savait qu'elle devait faire des changements si elle souhaitait continuer ses activités et atteindre plus d'enfants : « ce n'était tout simplement pas envisageable à long terme - je savais que j'étais au-delà de mes limites. »

Pourquoi le commerce électronique pour les camps était la solution

À la recherche d'un logiciel offrant la flexibilité nécessaire pour les différents types d'inscription dont son camp avait besoin, ainsi qu'une expérience utilisateur facile pour elle-même, le personnel et les parents, Veronica a testé plus de 10 logiciels avant de trouver SmartRec, le logiciel de commerce électronique pour activités d'Amilia. Il s'agissait du seul logiciel permettant de s'inscrire à des activités à la carte et proposant les modules de camp indispensables suivants :

• La possibilité de passer à la caisse avec plusieurs articles, ce qui facilite l'inscription simultanée de plus d'un enfant à différentes activités.

• La capacité de configurer le processus d'inscription sur votre propre site web, afin que les parents n'aient pas à aller sur un autre site pour s'inscrire.

• Une grande flexibilité de paiement, qu'il s'agisse d'options en ligne ou en personne, ou de la mise en place de plans de paiement personnalisés.

• Une facturation et un suivi des paiements plus efficaces, où les parents paient immédiatement pour les services pour lesquels ils se sont inscrits et disposent d'un rappel automatique lorsque les paiements sont dus.

• Une équipe de soutien et de clavardage disponible, rapide et amicale pour répondre aux questions de Veronica.

Veronica ajoute que SmartRec dispose également de fonctions intuitives qui lui permettent de gagner du temps et de faciliter son quotidien, et auxquelles elle n'aurait jamais pensé : « Les spécialistes du secteur des camps comprendront ce problème courant : vous devez rechercher un enfant dans votre feuille de calcul ou votre système, mais le nom ne sera jamais trouvé s'il n'est pas parfaitement orthographié (pas de fautes de frappe ni de lettres inversées). Avec SmartRec, la fonction de recherche dans la base de données clients trouve les profils d'enfants qui sont similaires ou correspondent au nom que vous recherchez et, croyez-le ou non, cette simple différence me fait gagner un temps fou. »

Une autre grande victoire pour Veronica? Elle a enfin trouvé le partenaire stable et fiable dont elle avait besoin : « Pendant les périodes où les inscriptions sont les plus nombreuses, la plateforme de gestion du camp est capable de saisir des centaines d'inscriptions en même temps sans problème, ce qui m'enlève, ainsi qu'aux parents, un stress énorme. »

Le Camp Funderblast a pris son envol!

Depuis son premier été avec SmartRec en 2019, Veronica estime qu'entre l'automatisation des inscriptions, les rapports financiers et les profils de campeurs facilement accessibles (pour ne nommer que quelques fonctions), elle gagne environ 5 heures par jour. Avec ces 5 heures, Veronica a réussi à développer considérablement son entreprise, car elle peut désormais consacrer son temps à d'autres projets et priorités, tels que le recrutement, la planification de nouveaux emplacements et les aspects plus techniques de l'entreprise, comme les assurances.

Aujourd'hui, le camp compte cinq emplacements, un programme parascolaire et une garderie. Avec près de 1000 campeurs en 2022, l'impact de SmartRec est évident. Veronica a pu rejoindre davantage de communautés et faire profiter de son approche unique à un plus grand nombre de parents et d'enfants. L'automatisation des tâches quotidiennes répétitives a un effet positif évident pour Veronica : « Cela a permis à notre entreprise de se développer car je n'aurais pas pu en faire autant avec la façon dont je travaillais. J'étais au maximum de mes capacités et je ne pouvais pas développer mon entreprise plus loin. »

En plus de permettre à son entreprise d'évoluer, SmartRec offre à Veronica une grande tranquillité d'esprit, car elle dispose d'un outil sur lequel elle peut compter. SmartRec et l'équipe d'Amilia sont des partenaires fiables et constants qui contribuent à la pérennité de son camp. Plus besoin de faire des journées de 18 heures ou de se donner du mal pour trouver l'aide administrative dont elle avait besoin - avec SmartRec, le quotidien de Veronica s'est véritablement transformé.

Un avenir amusant à l’horizon!

Grâce à l'incroyable énergie et au leadership de Veronica, l'avenir est prometteur pour tout le monde au Camp Funderblast. Équipée des outils qui l'aideront à grandir, elle a hâte de continuer à développer ses camps pour rejoindre une plus large communauté, accueillir de nouveaux campeurs et maintenir l'état d'esprit positif et la belle énergie qui se développent chez les jeunes de sa région. Veronica a maintenant une attitude plus optimiste que jamais. Et on comprend pourquoi, avec 5 heures de plus par jour à consacrer à des tâches importantes ainsi qu’avec les bons outils pour continuer à se développer!

Si vous êtes intéressé à savoir comment SmartRec pourrait vous aider, vous et votre organisation, à réussir comme il a aidé Camp Funderblast, il suffit de contacter notre équipe. Nous serions ravis d'en discuter avec vous !