L’arrivée du printemps laisse présager les beaux jours estivaux et les camps de jour d’été. Mais, pour une grande majorité d’organismes et de parents, cette période est synonyme de stress. Je le déclare haut et fort : Inscrire nos enfants à des camps de jour, de vacances ou toute autre activité ne devrait pas être le parcours du combattant. Comme l’a dit France Bélisle, mairesse de Gatineau, après de gênants problèmes technologiques lors de l’ouverture de l’inscription aux camps de jours de la ville, « On est capable d’envoyer du monde sur la lune, on devrait être capable de permettre aux parents d’inscrire leurs enfants sans que ce soit chaotique ». (« Nouveau fiasco informatique lors des inscriptions aux activités de la Ville de Gatineau », https://www.ledroit.com/)
Pour la plupart des parents, sécuriser les places de leurs enfants dans des camps est une partie importante du casse-tête qu’est le congé estival. Et, pour plusieurs jeunes, ces activités sont des expériences et des apprentissages qui les suivront toute leur vie. On ne blague pas avec les inscriptions aux camps!
En tant que parent et spécialiste du milieu des loisirs, j’ai la chance de pouvoir observer le marché des deux côtés, en plus de faire de belles rencontres, comme lors du plus récent congrès de l’Association des Camps du Québec, où j’ai discuté avec plusieurs organismes de leurs défis et solutions potentielles. Les principaux problèmes que j’ai identifiés dans le secteur des activités au Québec semblent peut-être intimidants à première vue, mais bonne nouvelle! Il existe des solutions à la plupart d'entre eux.
1. Places limitées
Une évidence pour tout parent ayant déjà tenté d'inscrire un enfant à une activité ; les places sont limitées. À la base, c’est un problème d’offre et de demande - il y a beaucoup plus d’enfants que de places disponibles dans les camps! À voir la popularité des nombreux camps sur notre plateforme, et la vitesse à laquelle ils se remplissent, il existe certainement des lacunes dans le marché et beaucoup plus de camps d’été pourraient être offerts, avec un excellent taux de participation. (Un nouveau défi, ça vous tente? 😉)
Par souci d’équité et pour éviter les places fantômes, plusieurs camps de jour opèrent maintenant avec des forfaits d’inscription à la semaine. Mais comment éviter la course contre la montre souvent associée aux inscriptions afin d’assurer que la participation de votre enfant soit réservée dans les 5 minutes où les places sont disponibles?
Avec le logiciel SmartRec d’Amilia, les places sont limitées par code postal, aidant avec l’achalandage et garantissant qu’un programme municipal soit réservé en priorité aux membres de cette communauté. De plus, les parents se retrouvant bredouille ont l’option d’ajouter leur nom sur la liste d’attente et d’être contactés si une place se libère. Aucun besoin de vérifier et de revérifier la disponibilité sans cesse! La gestion des listes d’attente se fait donc jour et nuit, sans aucun travail de la part des parents ni des administrateurs, rendant le processus un peu plus facile pour tous.
2. Le recrutement de personnel, encore et toujours
La pandémie a affecté la plupart des industries de manière significative et l’industrie des activités a également été touchée. La pénurie de main-d'œuvre est un problème qui revient souvent, causant un grand stress autant pour les parents que pour les administrateurs - si on n’a pas assez de moniteurs et de monitrices, on ne peut pas ouvrir plus de groupes! Et bien que recruter du personnel soit déjà difficile, les garder en poste tout l’été et s’assurer de pouvoir les embaucher de nouveau l’année suivante est également un enjeu important.
Et ce problème prend encore plus d’ampleur pour les activités spécialisées et adaptées desservant des groupes dont les ressources se font rares au quotidien, et où les moniteurs et monitrices doivent avoir une formation spécifique, ou du moins une expérience significative. Cette pénurie de main-d’œuvre crée « une précarité chez ces familles qui vivent déjà leur lot de défis », dit Véronique Tremblay, directrice générale d'Autisme Québec. (« Les camps de jour adaptés «dépassés» par la pénurie de main-d’oeuvre », https://www.lesoleil.com/)
D’après Sara Haverkamp, du camp SANCA Seattle, la meilleure façon de garder son personnel est d’essayer « d'alléger le fardeau qu’ils portent - veiller à ce qu'ils aient la formation et les ressources dont ils ont besoin. » (Webinaire d’Amilia « Opportunities & Challenges for Camps in 2023 », Youtube)
3. L’utilisation des ressources
Gérer les attentes des parents joue un rôle important dans la réussite du processus d'inscription. Vous avez déjà les renseignements des personnes ayant inscrit leurs enfants chez vous dans le passé - communiquer avec eux tout au long de l’année, par le biais d’une infolettre mensuelle ou trimestrielle, pourrait être une excellente façon de les tenir au courant de ce qui se prépare pour votre camp.
Pourquoi ne pas leur donner priorité et leur offrir une inscription sans tracas, quelques jours avant la date d’ouverture des inscriptions générales? Un sondage envoyé à ces mêmes parents pourrait également vous éclairer sur leur intention à se réinscrire, et ainsi aider à prévoir la demande pour les camps de l’année suivante. Vous avez de belles ressources à portée de main, utilisez-les!
4. Mauvaise communication des enjeux informatiques
Offrir un pied d’égalité à tout le monde, c’est important. Vous savez comment votre plateforme d'inscription fonctionne, mais les parents ont-ils accès aux règles qui leur permettent de jouer le jeu et de gagner? Gérer les attentes et offrir de la transparence sur ce qui se passe en ligne peut contribuer à réduire les surprises et les sentiments d’injustice.
Sur SmartRec, à partir du moment où la place est dans leur panier, elle est réservée pour 30 minutes.
Les parents ont donc le temps de remplir leurs formulaires sans stress et un compte SmartRec peut même être créé à l’avance. Le même courriel et le même mot de passe sont utilisés pour toutes les organisations qui se fient à SmartRec - facile!
Inclure le fonctionnement de la plateforme dans l’une de vos infolettres, sur votre site web, ou sur la page d’inscription elle-même serait une excellente façon de réduire le stress de vos utilisateurs, tout en vous positionnant en tant qu’organisme fiable, compétent et empathique
5. La technologie qui complexifie au lieu de simplifier
La programmation de certains camps thématiques peut être compliquée. Mais aucun besoin de faire de multiples transactions pour acheter 2 semaines de camp à thématique différente, ni de s’inscrire à un abonnement dans une transaction, puis aux camps dans une autre, forçant ainsi les parents à risquer de perdre une place au camp et à se retrouver membre pour rien!
Avec SmartRec, un panier d’achat rempli de plusieurs thématiques ou servant à inscrire plus d’un enfant à la fois est facile à régler d’un seul coup. Et miracle! Les informations des parents, de l’enfant et de sécurité ne sont à remplir qu’une seule fois, le tout dans un délai confortable de 30 minutes
6. Les annulations
Certains parents inscrivent leurs enfants à plusieurs camps, puis annulent quelques séjours par la suite.
À défaut d’avoir une place au camp sur le coup, le module de fil d'attente permet aux parents qui le souhaitent d'être avisés dès qu’une place se libère. Ça, c’est la gestion intelligente du manque de place, et ça se fait tout seul! Votre plateforme n’offre pas ce service? Vous manquez l’opportunité de gérer les attentes des gens déçus en plus de perdre des clients potentiels.
Le lancement de la saison des camps est à nos portes! Que vous soyez client·e d’Amilia ou non, on vous souhaite le meilleur été qui soit - sans pépins techniques ni humains - rempli de beau temps et de souvenirs inoubliables.
De notre côté, on s’engage à vous fournir une solution technologique qui sera votre meilleur partenaire à l’année longue, en gérant toutes les demandes lors du rush d’inscription en plus de simplifier le processus d’achat pour les parents, ainsi que vos opérations administratives. Enfin, nous nous assurerons de donner à votre équipe - sur leur ordinateur, téléphone mobile ou sur de bonnes vieilles feuilles imprimées - toutes les informations pour prendre soin de vos jeunes et le moyen de gérer les arrivées et les départs du camp en toute simplicité.
Même la meilleure plateforme ne peut malheureusement pas inventer plus de places dans votre camp, mais un bon logiciel avec des données bien organisées peut vous aider à prendre des décisions d’affaires éclairées pour l’année suivante et à adapter la programmation en fonction de vos apprentissages de la saison précédente. De notre côté, on reste à l’écoute de vos idées et besoins et on met le paquet pour constamment raffiner notre solution et faciliter votre vie.
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