Jouer de prudence : comment les logiciels contribuent à assurer la sécurité des enfants dans les camps, les sports et les programmes extrascolaires

Qu’il s’agisse d’enrichir la vie des enfants par l’apprentissage, de leur donner une chance d’être créatifs ou de défier leurs capacités physiques, votre passion pour la jeunesse est probablement une grande motivation dans votre carrière. Cela signifie qu’en ce qui concerne votre programmation, le bien-être des enfants est au cœur de tout ce que vous faites.

Cela dit, il peut être difficile d’offrir des programmes pour enfants qui soient amusants et passionnants tout en assurant les parents que leurs enfants sont en sécurité. De plus, il y a toujours de nouvelles normes à suivre, ce qui peut être un défi. Mais saviez-vous qu’il existe des outils pour vous faciliter la tâche?

Et si nous vous disions qu’il est possible d’automatiser presque tout cela? Que ce soit pour votre camp, votre club de sport ou votre cours d’art, cet article vous aidera à découvrir comment vous pouvez facilement améliorer la sécurité de votre programmation grâce à la technologie, et vous assurer que les enfants et les parents sont rassurés, heureux, et ont tout ce dont ils ont besoin pour se sentir en sécurité. C’est parti!

Posez les bonnes questions dès le départ avec vos formulaires numériques

Recueillir efficacement les bonnes informations sur chacun de vos participants auprès de leurs parents est un excellent moyen de renforcer la sécurité de votre activité.

Outre les informations de sécurité médicale telles que les allergies, les conditions médicales et les médicaments, le suivi d’autres détails individuels importants sur vos campeurs, athlètes ou étudiants contribue à créer un environnement sûr.

Avec le logiciel SmartRec™ qui comprend des formulaires personnalisables avec plus de 250 champs qui peuvent être définis comme obligatoires ou facultatifs, vous pouvez créer autant de formulaires que vous le souhaitez. Recueillez des informations de base, imposez des exigences spécifiques à un groupe d’âge, présentez une nouvelle activité ou un nouveau sport, ou obtenez une autorisation pour des excursions.

Mais l’efficacité potentielle des formulaires numériques ne s’arrête pas là : optez pour un logiciel ou un outil de commerce électronique dont les formulaires peuvent être ajoutés à votre processus d’inscription et vous n’aurez plus à courir après les parents et les enfants pour qu’ils vous apportent les formulaires imprimés que vous avez distribués la semaine précédente! Vous ferez gagner du temps à votre personnel et vous désencombrerez vos administrateurs en rendant le tout numérique. Ce ne sont pas les seuls avantages des formulaires numériques. Vous verrez dans la section suivante comment ils contribuent à l’élaboration automatique de profils détaillés des participants.

Un accès instantané aux profils de vos participants

Donc, une fois que vous avez toutes les informations importantes dont vous avez besoin pour rendre vos activités encore plus sûres et sécuritaires grâce aux formulaires numériques, que faites-vous de tout cela? Eh bien, avec un outil de gestion des activités qui remplit automatiquement les profils des clients avec les données de vos formulaires, vous aurez facilement accès aux informations dont vous et vos instructeurs avez besoin tout au long de vos activités. Vous aurez tout au bout des doigts.

Vous offrez un cours de cuisine? Les enseignants peuvent vérifier sur place les allergies ou intolérances alimentaires en consultant la liste des participants. Vous prévoyez un entraînement lors d’une journée particulièrement chaude? Les entraîneurs peuvent surveiller de près les joueurs asthmatiques.

Les parents apprécieront que vous soyez conscients des besoins particuliers de leur enfant et seront rassurés de savoir que vous et votre équipe maîtrisez parfaitement ces importants détails. De plus, avec une plateforme de commerce électronique, les parents ont accès 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 à la mise à jour des profils de leurs enfants en temps réel, y compris le contact en cas d’urgence, les tuteurs autorisés et la photo du participant, ce qui crée une expérience facile et transparente pour eux.

Suivi efficace et responsable des ramassages d’enfants grâce à la gestion des accès

Avez-vous déjà entendu l’expression « gestion des accès »? C’est le terme technique qui désigne le suivi automatisé qui se fait à l’entrée et à la sortie des installations avec un logiciel. À la base, il peut aider à surveiller le statut de l’affiliation, les laissez-passer de classe et signaler les problèmes liés au profil directement à l’entrée.

Mais en ce qui concerne la programmation pour enfants, la gestion des accès joue un rôle particulièrement crucial. Grâce à un logiciel doté d’une fonction de gestion des accès, les enfants peuvent balayer leur carte d’accès pour entrer et sortir, ce qui vous permet, à vous et aux parents, de faire le suivi des présences et des allées et venues des enfants. La gestion des accès peut également être utile s’il est nécessaire de retracer la présence d’un enfant dans l’établissement dans le cas d’une exposition potentielle à une maladie.

Cet outil peut en faire encore plus pour améliorer la sûreté et la sécurité dans les plateaux où se déroule votre activité. Grâce à la capacité de conserver les dossiers des tuteurs approuvés, un outil de gestion des accès vous permet également de surveiller les gens qui ramassent vos participants à la fin de votre journée, votre sport, votre leçon ou votre activité.

Simplifier les processus afin que le personnel puisse se concentrer sur ce qui importe : les enfants

Au cours des dernières années, l’embauche et la formation du personnel sont devenues des tâches particulièrement difficiles pour les employeurs. Trouver les bonnes personnes est beaucoup plus exigeant, et en plus, il y a beaucoup de nouvelles exigences en matière de sécurité que le personnel doit connaître. Pour vous assurer que votre environnement est sécuritaire pour les enfants, vous devez vous assurer que vous avez le nombre d’employés dont vous avez besoin et que ceux-ci ont les bons outils et la bonne formation pour réussir.

Grâce à une plateforme en ligne qui peut vous aider à présélectionner les candidats (en vous permettant d’ajouter des outils comme Yardstik), vous pouvez rassurer les parents que vous faites preuve de diligence raisonnable. Lorsque le logiciel a une API ouverte (une façon élégante de dire qu’il peut partager et importer des données avec d’autres logiciels), vous pouvez ajouter des applications à votre compte d’administrateur, ce qui vous aide à vérifier les antécédents et les références de vos candidats, le tout au même endroit que vous configurez vos activités, gérez les inscriptions et planifiez les horaires du personnel.

Vous pensez peut-être qu’il peut être difficile d’apprendre un nouveau système, même pour les personnes les plus à l’aise avec la technologie! Une fois que vous avez embauché votre personnel de rêve (lire : qualifié), une plateforme de commerce électronique dotée d’une solide plateforme d’apprentissage peut vous aider à vous assurer que vos employés savent comment utiliser tous les outils mis à leur disposition. Cela vous aidera à intégrer rapidement vos nouveaux employés afin qu’ils sachent comment tirer parti des fonctions axées sur la sécurité, comme les formulaires, les profils de clients et les fonctions de gestion des accès. Grâce à des vidéos, des questionnaires et des webinaires, votre personnel sera bien préparé pour réussir en un rien de temps.

C’est une question de faciliter l’exécution de programmes encore plus sécuritaires

La mise à niveau de vos outils de sûreté et de sécurité ne devrait pas vous causer plus de travail. Ainsi, en plus de donner accès à d’importantes caractéristiques de sûreté et de sécurité, comme la saisie et la gestion de l’information médicale des participants, une plateforme qui peut aider à éduquer les membres de votre équipe est tout aussi essentielle pour que tout le monde puisse tirer le meilleur parti des outils dont vous disposez et veiller à ce que les enfants soient encore plus en sécurité lorsque leurs parents vous les confient.

Les parents se sentiront encore plus en confiance que jamais, votre personnel se sentira bien outillé et vous pourrez vous concentrer sur ce qui vous passionne, c’est-à-dire créer un environnement qui encourage, inspire et éduque.