5 conseils d’expert pour augmenter la participation à vos activités d’été

L’été est synonyme de belles journées, de vacances et de plaisir. Mais en tant qu’organisateur d’activités sportives et de loisirs, vous savez que cette saison courte et intense vient avec son lot de défis à relever. On n’a qu’à penser aux horaires atypiques, aux congés, à la gestion du personnel et aux taux de participation. C’est pourquoi nous avons décidé de consulter une experte de chez notre partenaire Décathlon, détaillant dont la mission est de rendre le sport accessible à tous, afin de vous partager ses meilleurs conseils pour un été couronné de succès!

Marie-Hélène œuvre dans le monde du sport dans la ville de Québec depuis 2004 : le milieu du sport et des activités, elle le connaît de fond en comble. Depuis août 2021, elle travaille avec le magasin Décathlon Québec en tant que gestionnaire de l’offre d’activités du Décadium - un espace dédié à la pratique du sport situé en boutique. Dans ses mots, son rôle est de « développer des opportunités pour les organismes, les entraîneurs et les participants de la région. Essayer de les amener à promouvoir leurs activités et à augmenter l’opportunité de pratique. »

Voici ce qu’elle avait à nous dire quand on lui a demandé de nous partager ses meilleurs trucs pour maximiser les inscriptions pendant la saison estivale.

Conseil #1-S’adapter aux particularités de l’été permet de conserver et de gagner des inscriptions

Avec les vacances, les horaires qui changent et le goût de se retrouver dehors, l’été n’est pas une saison comme les autres. Marie-Hélène recommande d’ailleurs 3 bonnes façons de moduler son offre à la saison estivale.

• Elle souligne l’importance de combiner une offre d’activités par session et à la carte : « Les activités par session restent importantes parce qu’on veut créer l’habitude de revenir, mais c’est aussi important d’avoir une offre à la carte pour aller chercher les gens qui ont un horaire plus atypique. »
• Pour les activités qui ont normalement lieu à l’intérieur, Marie-Hélène propose de trouver des façons de les offrir à l’extérieur : « Pour les cours de soir, on sait que les gens préfèrent être à l’extérieur. Par exemple chez Décathlon, on va installer des zones de test et de jeu dehors, ce qui me permet de répondre à la demande de nos participants. »
• Elle suggère aussi de créer des événements spéciaux pour attirer le public, et donne l’exemple des journées Festival des sports que certains magasins Décathlon organiseront cet été : « c’est un concept qui vient des magasins Décathlon en France. Ce sont des journées gratuites et ouvertes à tous qui ont lieu à l’extérieur pour la pratique du sport dans le plaisir. »

Conseil #2-Garder des traces d’une année à l’autre est l’une des meilleures façons d’améliorer son taux de participation

Marie-Hélène souligne l’importance de prendre des notes tout au long de la saison pour identifier les bons coups et ce qu’on peut faire pour s’améliorer : « il n’y a pas une solution faite pour tous et c’est pour ça que c’est important de prendre des notes et analyser ce qui fonctionne pour soi. » Dans son rôle de gestionnaire de programmation du Décadium, elle compile notamment l’information sur le succès des activités en lien avec la clientèle ciblée et les horaires choisis. Elle s’y réfère ensuite pour conseiller des créneaux adéquats pour que chaque activité trouve son public.

Voici quelques pistes de réflexion à considérer lors de la prise de ces notes :

Conseil #3-Se connecter à son milieu et aux bons outils technologiques pour faire connaître ses activités et sauver du temps

Marie-Hélène encourage toutes les organisations sportives à connecter avec les acteurs du milieu sportif de leur région, pour échanger, apprendre et trouver les opportunités de se faire connaître: « par exemple chez Décathlon en ce moment on a un partenaire de basketball qui a un super beau centre, mais qui est nouveau et peu connu. Je les ai mis en lien avec une compagnie d’organisation de ligues et d’événements sportifs qui sont établis depuis plus de 10 ans. Ensemble, ils vont pouvoir partager des connaissances et des expériences pour s’aider à progresser mutuellement. Et moi je reste une référence pour répondre à leurs questions et les guider au besoin. »

Elle continue en expliquant que s’armer des bons outils technologiques, comme SmartRec, permet de faciliter le travail administratif et de gagner du temps. Pour les activités avec les enfants en particulier, « ça prend une plateforme d’inscription qui permet de créer des listes de contacts, de prendre en note des allergies, des numéros de téléphone, des courriels. »

Décathlon Activités est une autre ressource incroyable pour faire rayonner la passion du sport auprès d’une clientèle locale. Cet outil permet aux participants de trouver des cours et événements sportifs dans les magasins Décathlon et ses alentours. En tant qu’organisateur, vous pouvez y afficher votre programmation et même bénéficier des espaces de location en magasin, le tout gratuitement. De plus, SmartRec permet la synchronisation automatique des informations pour bénéficier de la visibilité offerte par cette plateforme avec un minimum de temps et d’effort.

Conseil #4-Planifier sa programmation plusieurs mois d’avance est essentiel pour augmenter le nombre de participants

Marie-Hélène recommande de commencer sa planification d’été dès le début de l’année, au mois de janvier. « C’est le moment d’identifier toutes les étapes à franchir et les ressources nécessaires afin d’être prêt à lancer sa programmation en même temps que les plus grosses organisations » assure-t-elle.

Elle nous rappelle aussi que « l’été, il faut gérer un calendrier qui est éclaté ». Elle conseille donc de diviser la saison en plusieurs calendriers, qui seront adaptés aux besoins de chaque phase de l’été (fin de l’année scolaire et débuts des camps, période des vacances, fin de l’été). Ça permet d’anticiper les besoins en personnel, et d’offrir une programmation qui est alignée avec les horaires et besoins de la clientèle.

Conseil #5-Transposer ses qualités d’entraîneur à son rôle de gestionnaire

Le mot de la fin de Marie-Hélène? « Dans votre rôle d’entraîneur et d’instructeur, vous appliquez probablement déjà plusieurs des stratégies dont on a parlé pour amener vos athlètes et élèves vers la réussite - s’adapter au besoin de sa clientèle, garder des traces de ses performances dans le but de s’améliorer, utiliser des outils technologiques pour faciliter les opérations et compiler l’information, et planifier d’avance. » Elle vous encourage donc à continuer d’appliquer ces principes lorsque vous revêtez votre chapeau d’entrepreneur et de gestionnaire.

Bon été à tous et à toutes!